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时间管理

这10个简单有效的时间管理表格你知道多少?

最近尝试做主题阅读,九月的读书主题是时间管理,前后读了六本,对于时间管理,目前我只是对它有了初步的认识,了解了一些皮毛而已。

做此总结,一来帮助自己理清思路,真正的将所学化为所用,二来帮助想要了解时间管理的朋友们针对性地对时间管理表格(目前还没有人对此做过详细对比)有一个初步认识,分享也是一次再学习的过程,大家共同进步。

因为是主题阅读,很多相同的内容在不同的书籍中反复出现,同样的表格很多书籍也都有涉及,本文所写的出处仅从我个人角度出发,认为该本书对此表格的介绍更加通俗易懂,具体表格创造者会在表格中说明。如有纰漏,请大家批评指正。

文章字数偏长,大家可直接阅读小标题快速阅读。加粗部分是核心部分,帮助大家更快的了解每一种表格的特色。

?1:计划清单表格

计划清单表格可以说是大多数未曾系统接触过时间管理的朋友自己都可以想到的表格,简单的讲就是我们常见的计划表。但是本文推荐的计划清单会更加精细,也更有利于大家对时间的管理。

大家可能不清楚的是,我们自己制定的“计划清单”很可能仅停留在碎片清单的部分,这个时候还不能成为一份合格的计划清单,那么什么才是合格的计划清单呢?咱们接着往下讲。

优点:

可以给每一天一个清晰的规划,知道每天的任务都有什么,不至于慌张、忙碌、错乱、迷茫。每日的反省也给了自己一个总结的机会,让自己清楚每天的不足在哪里,对自己的短板有了充分的了解,查漏补缺,才是我们真正实现蜕变的开始。

缺点:

他的优点也是缺点的一部分,因为每个人的计划能力有限,很多计划外的事项我们未考虑进来,最终导致计划清单完成率过低。

如何使用:

你可能听过碎片清单你也听过计划清单。而过去的你或许会认为两者是等同的,这是错误的,碎片清单是计划清单的基础,是它的素材来源,计划是碎片清单的系统化升级版本。

首先,每天我们花10分钟的时间,静下心来仔细想想接下来的一天我们都需要处理哪些事情,不用考虑是否合理,也不用考虑是否有必要,这时候的你只需要将希望做的事情全部给写出来,这就是你今日的碎片清单了。

接下来我需要做的就是优化删减,人的精力是有限的,时间管理不是教大家往自己的时间段里拼命的塞各种事情,而是让我们学会分清主次,充分利用二八原则,将精力花费在最值得的事情上。

从碎片清单里面选出当天必须做的事情以及紧急的事情放进计划清单里,那些一般的事情,对自己帮助不大但是耗费时间的事情交给他人去处理,或者延期甚至直接放弃就可以。

?2:四象限法则

时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:

第一象限:既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)

第二象限:重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)

第四象限:紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)

第三象限:既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。

缺点:

难以准确区分,更简单易懂的推荐第6种时间管理表格,来自纪元老师的新四象限法则。

使用方法:

1)区分象限,这也是大家最容易出错,拿不准的地方。

“四象限”法的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第四类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。

2)按第一象限>第二象限>第四象限>第三象限的顺序处理待办事项。

?3:打卡记录表格

优点:

简单方便,易上手,正面暗示更有助于建立自信。

使用方法:

制定一下目标,比如说是早起。如果早晨达到了目标,就打一个对号“√”,如果没有完成就空着,不要打错号“×”。

这样做的好处是给自己一个积极的心理暗示,我们没必要过度纠结于失败,而应该关注我们的进步,哪怕是微不足道的进步。

?4:九宫格日记表

九宫格日记,由日本人佐藤传发明,传入中国。

优点:

记录方便,DIY性能强,适用人群广泛。

缺点:

字数有限,不能够完整的记录某件事带来的深度感悟,只能简单的将事情概括出来。

?使用方法:

将每一天,分为八个版块,中间写上日期,天气,也可以标注出当天的心情。比如说我将其他的八项分为写作、阅读、学习、挑战杯、练字、锻炼身体、小确幸、愿望。大家可以根据自己的目标和计划作出相应的调整即可。

可能你会问:每天得画一个表格,会不会太累了呀?其实是不需要的。制定出一个之后如果短期内计划没有改变就打印出来,非常便宜。

如果想使用电子版的话,强烈推荐QQ空间里面的魔方日志,里面就有九宫格的形式,还可以DIY,第一次设计出来保存就可以永久的使用了。

?5:时间段六要素表格

这个名字是我瞎起的,并没有一个专业的说法,是纪元老师书中提到的。

优点:

可以对不同的时间段做出准确的判断,有了一定的认识以后再安排任务就会更加合理,有利于提高效率。

缺点:

需要准确的做出预测。

使用方法:

首先将自己的时间划分成不同的时间段,以上图为例,是纪元老师书中一位职场某员工10点到12点着两个小时的时间段,按照六要素的分发,该员工从时间、地点、物品、环境、他人(干扰性)、身心状态六个方面对自己该时间段有了基本的认识和了解。

该时间段从他人要素来看干扰项过多,不适合做深度思考和高效产出的事情。这个时候就需要安排一些相对碎片化的工作,将需要专注深度思考的事情放在接下来的工作时间。

当然,我们也可以从中发现一些优化和提高这个时间段效率的具体措施。比如认识了这段时间可能容易被打扰,我们该如何解决呢?主动打扰他人!从他人要素可知,该员工的项目需要讨论合作,与其被他人打扰,不如尽早完成自己的工作“打扰”他人,化被动为主动,从而提高自己专注的时间,减少被干扰的状态。

?6:新四象限法则

和传统的四象限表格一样,新四象限表格也是由四部分组成,只是每个象限的内容发生了一些变化。

第一象限:执行计划

第二象限:随机之事

第三象限:制定计划

第四象限:发呆

优点:

相比传统的四象限表格,纪元老师的新四象限表格更加方便易懂,可操行性更强。

使用方法:

执行计划:执行自己计划清单里的事项,按部就班的处理。

随机之事:紧急情况,即兴发挥等都是随机之事,他们并不在你的计划之内,你也无法计划它们。

制定计划:就是考虑事情怎么做,将事情纳入待办事项里。

发呆:刷电视剧,刷微博,打游戏,任何令你看上很无脑的休闲娱乐活动。

事情处理顺序:

执行计划>随机之事(此项目需要临时打断执行计划,但先后顺序上执行计划通常在前面)>制定计划>发呆。

PS:我们需要减少“发呆”的时间,但不代表我们不需要此块时间,我们需要一定程度的放松!别把自己逼成了一个完全不懂享受生活的机器人。

?7:“吞青蛙”表格

吞青蛙表格是由《吃掉那只青蛙》的作者博恩·凯西提出的。如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只活青蛙,那么你会欣喜地发现,今天没有什么比这更糟糕的事情了(先解决最具挑战性的任务);如果你必须吃掉两只青蛙,那就先吃那只长得丑的(先处理更重要、更困难的工作);如果你必须吃掉一只活青蛙,就算你一直坐在那里盯着它也无济于事(动手去做)。

优点:

明确一天中最重要的三件事,将二八原则运用到极致。

如何使用:

从计划清单里确定三项属于今天的“青蛙”,无论如何完成它!仅此而已!

?8:状态统计表

文中称其为时间统计表,但是根据他的特征我更倾向于称其为状态统计表。状态统计表是《小强升职记》中提到的一种时间管理表格。

优点:

了解每一天每个时段自己的工作状态,长期坚持下来可以做一个纵向比较。

缺点:

主观意识过强,很难做到对工作效率的科学评估。

使用方法:

将每一天不同时间段的状态都分为优秀,良好,合格三种。每天给自己不同时间段的工作效率打分。

此外,每天工作工作记录表可以融合在计划清单里,在最右侧加上执行情况就可以。进阶版的还可以在计划清单最下面加上自己的三只青蛙,三个图表融为一体,绝对的豪华大餐。

?9:甘特图

甘特图(Gantt chart)又称为横道图、条状图(Bar chart)。以提出者亨利·L·甘特先生的名字命名。

甘特图内在思想简单,即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。

优点:

它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作进度。

使用方法:

以读书为例,左侧输入自己阅读的书名,在横向画出哪些时间花费在这本书上,一天下来花费的时间会形成一条横线,当然,中间可以中断。

甘特图的使用方法众多,这里介绍的不是很详细,只是从读书的角度很简单的介绍了一下,感兴趣的可以自行搜索了解更多甘特图的使用方法。对此的详细介绍,我也会多读一些相关书籍以后系统地展示给大家。

?10:34枚金币时间管理表格

34枚金币时间管理表格是由新东方英语老师,奇葩说优秀辩论者艾力自创的。艾力从自己的作息出发,每天早晨七点起床,晚上24点睡觉,除去睡眠时间,“清醒”的时间为17个小时,以每半个小时为一个金币,17个小时就是34枚金币,再通过5种不同的颜色来给自己的时间“算一笔账”。

优点:

如同记账一样,可以较为清晰的知道自己的时间到底花在哪里,时间管理从了解时间的去向开始。

缺点:

比较麻烦,记录也需要占用不少时间,不能够做到精准记录。

使用方法:

艾力老师的“清醒”时间是17小时,34枚金币,大家可以根据自己的作息调整,你甚至可以12点起床,14点就睡觉,那你也是有4枚金币的时间。你的表格就可以做成4枚金币时间管理表格。

艾力老师把每日我们基本会做的事情分成了5个性质

黄色= Quality Work 高效工作的时间,包括高效的工作、看书、学习,任何能产生价值的时间都标记在这里。

橙色= Mandatory Work 是强迫工作的时间。比如说大学有些课你不想上,但是不得不去上,工作的有些会你不想开,但不得不去开,你可以标记成强迫工作的时间。

绿色=Rest 除了睡觉时间以外上下班的路上也可以画成绿色。

蓝色=Guilty Free Play 尽情娱乐时间,就是高效的玩,无负罪感的玩。艾力老师也将读书看电影看成是高效得玩。记录这类时间最大的意义就是告诉自己,你每天也可以有不少时间活得很开心的。

红色=Procrastination 是拖延的时间,做些没意义的事,刷朋友圈,早上在床上睡赖上半天床都需要用红色标记。

当然,你不必每半个小时就记录一下时间,只需要每晚睡前花5-10分钟记录即可。如果想不起来做了什么就果断的标记为浪费的时间。

因为如果你真的做了有意义的事情,你肯定不会忘记。能让你忘记的事情基本都是一些无意义的事情,比如刷微博,看网页,这类时间就果断标记成红色。

10款时间管理表格不是让大家都一一尝试,根据自己的需要选择2-3款坚持记录就可以了,时间管理表格是我们合理规划自己的时间的工具,千万不要成为他的奴隶,要从内心深处坚信自己是时间的主人,每一天的24小时都正等待着你的安排呢。